Vše, co potřebujete vědět o vedení daňové evidence

Daňová evidence je v porovnání s účetnictvím výrazně jednodušší. Proto je vhodným řešením pro podnikatele, kteří nejsou právnické osoby nebo fyzické osoby s ročním příjmem nad 25 milionů korun.

Zároveň je vhodná pro podnikatele, kterým se nevyplatí výdajový paušál ani paušální daň, protože mají hodně reálných nákladů, které si chtějí odečíst od základu daně.

Co je daňová evidence

Daňová evidence slouží živnostníkům a firmám k evidování: 

• příjmů
• výdajů,
• majetku
• a závazků. 

Daňovou evidenci vedou pouze fyzické osoby a jejím prostřednictvím:

• prokazují úřadům svou ekonomickou situaci
• a počítají si, kolik zaplatí na dani z příjmů nebo DPH.

Jak vést daňovou evidenci

Co se formy daňové evidence týče, nechávají zákony podnikatelům volnou ruku. Podnikatelé nejčastěji využívají:

• jednoduchou tabulku v Excelu nebo Google tabulkách,
• daňovou evidenci ve fakturační aplikaci
• nebo modul pro daňovou evidenci v účetním programu. 

Pokud vedete daňovou evidenci, musíte ze zákona shromažďovat všechny přijaté i vydané daňové doklady (u neplátců DPH 3 roky, u plátců DPH 10 let). Pro splnění zákonných podmínek je klíčové, že daňovou evidenci vedete přehledně. Jen tak případné kontrole z finančního úřadu prokážete, že údaje v daňovém přiznání odráží realitu.

Peněžní deník

Hlavní částí daňové evidence je deník příjmů a výdajů neboli peněžní deník. Do něj průběžně zapisujete všechny příjmy a výdaje ze svého podnikání. 

U každé přijaté i vydané platby si v deníku poznamenejte: 

• datum,
• číslo dokladu,
• typ dokladu (např. faktura přijatá, příjmový doklad…),
• popis (čeho se doklad týká),
• částku
• a sazbu DPH.

Ideálně deník rozdělte do sloupců Příjmy a Výdaje, ať máte hned jasno, kam položku zařadit. 

Datum u dokladů evidujte následovně:

• Když nejste plátci DPH, zapisujte do evidence údaje s datem, kdy skutečně došlo k transakci (přijetí či vydání peněz).
• Pokud jste plátci DPH, do kolonky s datem napište datum uskutečnění zdanitelného plnění uvedené na dokladu (například splatnost, která je napsaná na faktuře).

Evidence majetku a závazků

Druhou částí daňové evidence je evidence majetku a závazků, kde evidujete: 

• jaký vlastníte dlouhodobý, oběžný a drobný majetek,
• co komu dlužíte (= závazky),
• co ostatní dluží vám (= pohledávky).

V této části evidujte pouze majetek a závazky týkající se vašeho podnikání, tedy nic osobního. 

K 31. 12. pak musíte každý rok provést inventuru a zjistit skutečný stav: 

• zásob,
• hmotného majetku,
• pohledávek
• a závazků. 

Závěry z inventury sepíšete do dokumentu a archivujete pro případnou kontrolu.

Jak vést daňovou evidenci v účetním programu

Vedení daňové evidence vám usnadní například oblíbený program na daňovou evidenci a účetnictví Money S3. V něm vystavujete doklady, evidujete své příjmy a výdaje a všechny doklady máte na jednom místě. V programu najdete i další funkce jako mzdovou agendu, analýzy nebo skladové hospodářství. 

Tip na závěr: Možná se vám místo daňové evidence vyplatí vést účetnictví, i když dle zákona zatím nemusíte. Hlavní rozdíly popisujeme v článku daňová evidence vs účetnictví.

Foto: ilustrační