Jan Klimeš manažerem projektového týmu meziveletržních pronájmů

Pan Jan Klimeš je manažerem projektového týmu meziveletržních pronájmů ve společnosti Veletrhy Brno již 10 let. V rozhovoru pro BYZMAG říká, jaké jsou další možnosti využití tohoto rozsáhlého areálu i jaké novinky nyní připravují pro své klienty.

Již během května bude spuštěna nová mobilní aplikace, která přináší další možnosti pro organizátory a pořadatele akcí.

Prozraďte nám, jaké byly vůbec začátky, kdy a z jakého popudu vznikla myšlenka otevření BVV i jiným, než veletržním akcím?

Myšlenka využívání areálu vznikla – jak už to bývá – relativně spontánně a přirozeně. Čas od času se na výstaviště obrátil někdo s dotazem, že by některý z pavilonů rád využil pro svoji oslavu, akci apod. Protože realizace takovýchto náhodných akcí příliš nezapadala do našeho systému, vznikl námět na vyčlenění samostatného týmu, který se externím organizátorům bude věnovat. Já jsem měl to štěstí, že jsem u zrodu tohoto týmu byl, nejdříve jako obchodní referent, následně jako manažer týmu.

Začátky rozhodně nebyly lehké, museli jsme vybudovat povědomí o tom, že výstaviště není jen pro veletrhy, ale že ho může využít de facto každý.

Jak se měnili klienti a jejich požadavky?

V naší více než 10-ti leté historii činnosti oddělení již určité trendy a změny vypozorovat můžeme… V období kolem roku 2005 byly např. velice oblíbené a populární velké halové techno party, kterých se pravidelně účastnilo až 10000 návštěvníků. Tyto akce v současnosti již téměř nejsou, ani zvučná jména světoznámých DJů již nepřitáhnou pozornost tak početného publika.

Relativně stabilní a velice významnou skupinou našich akcí jsou nejrůznější kongresy, zvláště pak lékařské kongresy. I u nich je však znatelný vývoj zejména u doprovodných výstav, kde je patrný velký vliv legislativních opatření na možnosti jednotlivých vystavovatelů.

Postupem času jsme naši nabídku vyprofilovali do šesti základních skupin akcí, na které se soustředíme. Jednotlivé skupiny mají svoje potřeby, svá specifika a vyžadují i rozdílný přístup ve smyslu předávání informací. Ostatně na toto rozdělení se můžete podívat na našem produktovém webu www.nejlepsi-prostor.cz

Které z výše zmíněných skupin akcí jsou pro vás zásadní?

Jak jsem již uvedl, velkou a důležitou skupinou jsou pro nás kongresy. Abychom byli konkurenceschopní a byli schopni plnit náročné požadavky klientů, přebudovali jsme v roce 2012 náš výstavní pavilon E do nynější podoby kongresového pavilonu. Pavilon tak nabízí kompletní zázemí pro kongresy do ca 1500 účastníků, zároveň nabízí až 5000 m2 výstavní plochy, dostatek místa pro catering, postery, registraci, a to vše pod jednou střechou. Hned vedle pavilonu E je hotel Holiday Inn a naproti velkokapacitní kryté garáže, takže jsme schopni nabídnout komplexní řešení celého kongresu – bez nadsázky – na jednom místě.

Jaké jsou hlavní nedostatky areálu, s čím nyní nejvíce bojujete?

Nedostatky? Vy o nějakých víte? (smích)

Určitě nemohu tvrdit, že žádné nemáme. Jako každý člověk není dokonalý, ani náš areál není absolutně bez nedostatků…

Naše pavilony jsou nesmírně variabilní. Lze v nich uspořádat opravu cokoliv. Na jednu stranu je tato variabilita velkou výhodou, pro organizátory však nutnost vybavení prostor a vybudování požadovaného řešení představuje určité finanční náklady.

Určitě významným faktorem je dostupnost našich pavilonů a sálů, protože pro naši firmu byly a jsou hlavní činností podnikání vlastní veletržní akce. Většina návštěvníků si při návštěvě veletrhu ani neuvědomí, že celá akce se několik dní musí připravovat a několik dní trvá, než se všechno po veletrhu uvede do původního stavu. I třídenní veletrh tak pavilon „zablokuje“ na téměř 2 týdny a tato skutečnost má následně vliv na časovou dostupnost našich pavilonů pro klienty.

Kolik mimoveletržních akcí se v areálu výstaviště koná ročně?

Nejsem si jistý, nakolik budou tato čísla vypovídající či měřitelná. Raději bych to srovnal s našimi začátky…

Když jsme začínali, náš tým na pronájmy čítal 3 lidi a za rok jsme zrealizovali do 10 akcí. Dnes má můj tým celkem 8 lidí vč. mě a ročně zrealizujeme více než 40 velkých akcí ve výstavních halách a téměř 300 akcí menšího rozsahu v konferenčních sálech.  

Za dobu svého působení jste vy a Váš tým již realizovali desítky akcí. Dokáží Vás ještě nyní některé požadavky klientů zaskočit či překvapit? A jsou i takové akce, které jste museli odmítat?

Začnu od konce… pokud nepočítám odmítnutí z důvodu nedostupnosti požadovaného objektu, tak jsme odmítli jen jedenkrát, a to konkrétně erotický veletrh.

Rozmanitost požadavků klientů je opravdu velká, ale většinou na vše najdeme řešení… Zajímavé bývají požadavky filmových štábů, kteří v rámci lepšího záběru jsou schopni nám pavilon přemalovat na jinou barvu a následně vymalovat zpět.  Často jsme dotazováni, zda lze něco ubourat či posunout, ale tyto požadavky striktně odmítáme, i vzhledem k tomu, že některé z našich pavilonů jsou památkově chráněné.

Byl u nás také na prohlídce pavilonu pro natáčení svého videoklipu Kenye West, který požadoval pro svůj klip do haly A desítky bílých holubic. Od natáčení nakonec sešlo, ale obávám se, že bychom museli tento požadavek hodně zvažovat, vzhledem k historické hodnotě pavilonu…

Je areál primárně využíván tuzemskými firmami nebo lze říci, že jste si dokázali vybudovat i zahraniční klientelu

Drtivá většina našich klientů jsou tuzemští organizátoři. Máme i poptávky od zahraničních organizátorů, ale jsou to spíše ojedinělé požadavky.
V podstatě většina nadnárodních firem a mezinárodních institucí má dnes v ČR svoje zastoupení. Pokud pro svoje aktivity hledají prostory v rámci ČR, většinou se obrátí na lokální zástupce a tito pak vstoupí do jednání s námi.

Pokud bych se na „mezinárodnost“ podíval z pohledu návštěvnosti akcí, pak je to určitě jiné, protože zejména kongresy a odborné konference bývají hojně navštěvovány zahraničními účastníky.

Brno není hlavním městem a i tento fakt hraje u některých akcí zásadní roli. Dopravní dostupnost pro akce mezinárodního rozsahu není odpovídající – především letecké spojení. Jistě by nám pomohlo dobudování dálničního spojení s Vídní, ale nechci se dále pouštět do spekulací a do hodnocení věcí, které přímo nemohu ovlivnit.

V současné době má již každý lepší hotel slušně vybavené kongresové sály. Proč by měli klienti pro své akce využít Vašich služeb?

Připouštím, že je to pro nás velká konkurence, která na trhu kongresových lokací existuje. Naše prostory jsou vhodné pro akce většího charakteru – řekněme nad 500 účastníků – u kterých většinou bývají doprovodné výstavy a vzniká tak potřeba na velké prostory. Tyto požadavky hotely jsou schopny plnit v omezenější míře. Aby to však nevyznělo, že neděláme akce pro malý počet osob. Vůbec ne. Z již zmíněných ca 300 akcí ročně, které se realizují v konferenčních sálech, jsou to převážně akce, které mají průměrně 100 – 200 účastníků. V této skupině akcí si však klient může vybrat ze široké nabídky konferenčních sálů, ať už u nás nebo u zmiňovaných kongresových hotelů.

Konkurenci však vnímáme zdravě, víme, že existuje a jsme za ni rádi. Nutí nás přemýšlet a zkvalitňovat naši nabídku a nenechává nás usnout na vavřínech.

Ostatně důkazem, že si hýčkáme své klienty, je tzv. BVV Club, který jsme vymysleli právě pro naše vážené klienty a nabízíme jim řadu nadstandardních služeb.

Co dalšího jste pro své klienty nachystali v letošním roce. V úvodu jsme zmínili mobilní aplikaci. Prozraďte čtenářům, k čemu bude sloužit.

Ano, již v průběhu května spustíme zcela unikátní mobilní aplikaci, která bude sloužit jako určitý konfigurátor. Jakýkoliv zájemce si jednoduše zvolí, o jaký typ akce by měl zájem, definuje základní parametry (počet osob, velikost pavilonu apod.) a aplikace mu doporučí vhodné řešení. Jednoduše pak stačí tento požadavek odeslat a náš obchodní tým se již postará o následující kroky. Vnímáme, že v dnešní době již internetové stránky nejsou často jediným zdrojem informací, proto chceme našim stávajícím či potenciálním zákazníkům nabídnout i řešení, dostupné v prostředí mobilních telefonů a tabletů.

Prozraďte nám váš recept na úspěch?

Recept na úspěch? Umíme toho opravu hodně, ale takové poradenství zatím nemáme. ( smích )

Naší velkou výhodou je jistě naše značka – firma Veletrhy Brno. Společnost s více než 85 letou tradicí a historií je určitě pro všechny jistou zárukou kvality a určitě má na našem úspěchu zásadní podíl. Nabízíme zákazníkům další produkt v rámci dlouhodobě fungující značky, a to je jistě velká výhoda, že nepřicházíme jako „no name“ společnost. Abychom však dlouhodobě mohli považovat naši činnosti za úspěšnou, snažíme se naše služby a servis neustále zlepšovat a naslouchat potřebám našich zákazníků.

Text: Redakce

Foto: Archív

www.nejlepsi-prostor.cz
www.bvv.cz/pronajmy